ソーシャルメディアポリシー

オフィスディーフロウ・ガイドライン

ソーシャルメディアへの取り組み

現在、ソーシャルメディアは企業や個人のコミュニケーションツールとして重要性を増しつつある一方、誤った利用による問題が増加する傾向にあります。オフィスディーフロウでは、代表及び業務に携わるスタッフが公式アカウントにおいて情報発信をする際に遵守すべきガイドラインを制定し、日常生活と同様にインターネット上においても社会人として良識ある行動が求められることを指導しています。

基本原則

オフィスディーフロウの代表及びスタッフは、ソーシャルメディアにおける情報発信にあたり、関係法令等を遵守し、良識ある社会人として、誠実かつ公正なコミュニケーションに努めます。

オフィスディーフロウの代表及びスタッフは、ソーシャルメディアの特性を理解し、相手の発言を傾聴し尊重する姿勢を持ち、責任ある行動をとるよう常に意識します。

ソーシャルメディアご利用のみなさまへ
公式アカウントを運営する当事務所の代表及びスタッフがソーシャルメディアにおいて発信する情報は、必ずしも当事務所の公式発表・見解をあらわすものではありません。公式な発表・見解の発信は、当事務所ウェブサイトおよびニュースリリースなどで行っています。個別アカウントの対応時間や運用方針については、オフィスディーフロウのソーシャルメディア公式アカウント一覧をご覧ください。

【以下リンク】

公式サイト　https://www.officedflow.com

オフィスディーフロウソーシャルメディア公式アカウント一覧

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オフィスディーフロウ　ソーシャルメディアの利用に関するガイドライン（事業所内アカウントの運用）

このガイドラインは、オフィスディーフロウの代表及びスタッフが個人として、または業務としてソーシャルメディアにおいて情報発信するときに守るべき基本原則です。現在、ソーシャルメディアは企業や個人のコミュニケーションツールとして重要性を増しつつある一方、誤った利用による問題が増加する傾向にあります。オフィスディーフロウの一員としてインターネットを利用する際は、個人・業務の別を問わず、その特性について正しく理解したうえでの利用を心がけるとともに、このガイドラインを遵守して慎重に行動するよう心がけてください。

■オフィスディーフロウソーシャルメディアガイドライン　（公式アカウント・代表及び従業員の利用）

基本原則

①誠実で責任ある行動

社会人として誠実で責任ある行動・言動を求められることは、日常生活でもネット上でも変わりません。常識に基づいて、誠実な態度でソーシャルメディアに向き合いましょう。

②コンプライアンスの遵守

事務所の各種規則はオンラインでも適用されます。「就業規則」、「コンプライアンス方針・要領」、「個人情報保護方針」などについての理解を深めてください。

・スタッフは、在職中・退職後を問わず、職務上の機密を漏らしてはいけません。

・スタッフは、個人利用といえども、事業所の信用を毀損してはいけません。

・個人アカウントを用い、業務に関し「やらせ」「さくら」の行為を行ってはいけません。

(スタッフは、就業時間中所定の職務に専念しなければなりません。したがって、就業中に個人でソーシャルメディアにアクセス・投稿してはいけません。)

③ソーシャルメディアの特性と機能の理解

・インターネットで発信した情報の責任は、最終的には自分が負うことをしっかりと認識し、以下の特性を理解し、相手の発言を傾聴する姿勢を持ち、軽はずみな投稿を避け、慎重に責任ある行動をとるよう常に意識してください。

・インターネットへ発信した情報は、不特定多数の利用者がアクセスできる可能性があること

・限定的に共有したつもりの情報でも、転送・リンク・スクリーンショットなどによって広まってしまう可能性があること

・いったん発信した情報は完全に削除することができず、永久に残る可能性があること

・個人の発信が当事業所の評価となり得ること

・個人が匿名または全く個人の資格で当事務所グループの役職員であることが推認されない形での情報発信を行う場合は、当事務所はスタッフのプライバシーに関与しませんが、記載内容によっては、結果としてオフィスディーフロウの信用を毀損する場合があることを十分に自覚し、慎重な対応が求められます。

■オフィスディーフロウソーシャルメディアガイドライン（公式アカウント向け）

事務所の正式な手続きを経て公式アカウントを設置して情報発信を行う者は、前記に加え、次の原則を遵守してください。

基本原則

①現在、当事務所の公式見解の表明は、原則として当事務所ウェブサイトおよびニュースリリースで行っていますが、ソーシャルメディアにおける情報発信も当事務所の公式見解と受け止められる可能性があることを認識し、当事務所の一員としての自覚をもって情報発信をしてください。

②公式アカウントとして発言をすることができるのは、認められたスタッフまたは部門等に限られます。

細則

(ア)当事務所の一員として情報発信をしていることを自覚すること

・オフィスディーフロウのソーシャルメディアポリシーにおいて、「ソーシャルメディアの公式アカウントにおけるスタッフの発信は、必ずしも事務所を代表したコメント・見解を表すものではない」、と表明していますが、外部から見れば、事務所の公式見解と理解されてしまうという認識を持ってください。

・公式アカウントで発信する場合は、発信することの影響の大きさを自覚してください。自分の発信の責任を他人に転嫁することはできません。

(イ)透明性の高いコミュニケーション

・プロフィール欄等において、公式アカウントであることおよび当該アカウントの目的を開示してください。

・ソーシャルメディアの性格上、担当者個人の個性を交えながら自分の考えを発信することは問題ありませんが、誠実な態度で真摯に取り組んで下さい。

・ソーシャルメディアの場では、公と個人、個人とプロの境界線が曖昧であることを理解しましょう。

(ウ)取引先への配慮

・特定の企業、商品、人物を評価するときは、その評価によって取引先に不利益が生じないように配慮してください。取引先の不利益は、当社事務所の不利益につながります。

(エ)正確性の追求

・伝聞や推測に頼らず、正確な情報をユーザーが誤解しないように発信することを心がけてください。

・情報の確度に少しでも疑問があれば、代表者に確認できるまで発信を控えてください。

・自社商品の評価に関する表現は、常に確かな根拠に基づくものかどうかを確かめるよう心がけてください。

・個人の感想である場合は、その旨を分かるように記載してください。

・発信した直後から影響力と永久性が発生します。一度発信すると取り返すことはできないことを考慮し、発信内容の正確さについては慎重に確認してください。間違った発信をしたときは、速やかに訂正のコメントを出し、読者から誤解されないようフォローしてください。

(オ)迅速な対応

コメントなどへのフィードバックには、迅速かつ真摯に対応することが求められます。タイムリーなコミュニケーションを心がけてください。ただし、根拠のない誹謗中傷などについては、敢えて返答をせず「炎上」を避けるなどの対応も求められます。

(カ)広告宣伝活用について

・「やらせ」「さくら」に類する行為は禁止です。個人アカウントでの発信時も注意してください。

・未成年が集っている可能性があるコミュニティ、未成年の可能性があるユーザーとコミュニケーションする際は、十分な配慮をしましょう。

・コメント投稿や情報配信を自動化した施策を実施する場合は、情報の押しつけ行為に繋がらないように十分な検討と配慮をしましょう。

(キ)アカウント紹介文などの表記について

・「当アカウントを運営する当事務所スタッフがソーシャルメディアにおいて発信する情報は、必ずしも当事務所の公式発表・見解をあらわすものではありません。公式な発表・見解の発信は、当事務所ウェブサイトおよびニュースリリースなどで行っています。」とアカウント紹介文に記載しましょう。

・一方的な発信アカウントか、双方向性を持つアカウントかを明記しましょう。

・対応可能な話題の範囲を明記しましょう。

・対応可能な時間、時期の範囲を明記しましょう。

以上が自己紹介文に収まらない場合は、別途ホームページに上記内容を記載した上でURLを読者に案内するようにしましょう。

(ク)常に慎重に冷静な対応を

・あなたが発信した情報がどのように見られて、どのように利用される可能性があるのかについて、常に慎重に考えて、軽はずみな投稿をしないよう心がけましょう。

・ソーシャルメディアでは、不誠実な対応はすぐに見抜かれると覚悟し、記載内容のみならず記載時の姿勢・心情に気を配りましょう。

・議論・論争が始まった場合は冷静かつ慎重に対応しましょう。

・他人の目から見ると、健全な議論と感情的な反発は紙一重です。冷静に議論をしているつもりでも、他人から見ると喧嘩腰に見えることがあることを心に留めてください。

・感情的・好戦的な態度をとらず、相手の発言を傾聴する姿勢を持ち、異なる観点からの意見も受け入れるように言葉を選びましょう。

・批判や辛辣な言葉にいちいち反応する必要はありません。時にはスルー（無視、聞き流す）することも大事です。批判を受けても感情的に反論することは控えましょう。

(ケ)その他

政治・宗教・思想などに関するコメントは避けましょう。業務に無関係であるとともにトラブルの原因となりかねません。

■個別の公式アカウント運用について

ソーシャルメディアの公式アカウント開設にあたっては、以下の内部管理体制を策定すること。

事務所単位での管理：　決裁権限・合議・連絡先の決定
個別アカウントの管理

1.個別アカウントの設置、改廃に際しては、以下の項目を定めた「ソーシャルメディア公式アカウント（開設・廃止）申請書」を、決裁に添付する。

2.個別アカウントの運用を変更した場合は、「ソーシャルメディア公式アカウント運用変更報告書」（別紙）を、すみやかに代表者に報告する。

①アカウント設置の目的

②発信内容

③アカウント運用ポリシー

・応答する質問の範囲（アカウントの趣旨とは関係のない質問への対応、個別に対応するかどうか、他社アカウントとのやり取りを行うか、等）

・読者に対する設置目的および運用ポリシーの掲示方法

・情報発信および回答の対応時間帯

・荒らしへの対応

・間違って投稿してしまった場合の対応

④運用体制

・情報発信・質問対応などをおこなう担当者を1名以上定めること

・日々のコミュニケーション内容をモニタリングする所属長等の管理者を定めること。

・部門長以上の責任者を1名以上定めること

・問題発生時に迅速に対応できる体制を定めること（営業時間外の問題発生の可能性も考慮すること）

⑤責任者、管理者および担当者に対する教育・研修体制

アカウントを開設するメディアの機能や内在リスクを十分理解すること（理解が不十分と思われる場合は外部の専門家によるレクチャーやトレーニングを受けること）

⑥コミュニケーション方針をルール化し、読者および参加者にもわかるように掲示すること

（アカウントの目的、個別に対応するかどうか、など）

⑦運用報告の方法（当分の間、担当役員に対し定期的な報告を求める。）

⑧各種業法や公取規定遵守のための対応の要否

3.新規アカウント公開時には、オフィスディーフロウのソーシャルメディア公式アカウント一覧に掲載する

（ソーシャルメディア公式アカウント一覧（リンク設定））